Passar por uma auditoria pode ser um processo assustador e que gera muitos receios, dúvidas e estresses. Isso ocorre especialmente caso o auditor avalie o processo de gestão da sua empresa com base nas informações armazenadas em planilhas, documentos manuscritos e outras informações armazenadas em pastas de arquivos e pastas de diferentes armários.
Seus níveis de estresse irão disparar, pois você espera que todas as informações que serão auditadas estejam atualizadas, precisas, devidamente armazenadas e possam ser facilmente encontradas.
Para que seja um processo menos estressante e assustador, quis juntar algumas dicas sobre como você pode preparar-se para a auditoria e sobre o que você pode esperar.
Em primeiro lugar, estude as normas. Como você poderá estar pronto para uma auditoria se não sabe o que será auditado e quais são as expectativas? O seu auditor, quem quer que seja, consultará as exigências do sistema de gestão da qualidade (SGQ). Portanto, este é um ótimo ponto de partida.
Após aprender as normas, é hora de preparar a sua equipe para a auditoria. Além dos gestores, o auditor também auditará todos os processos, portanto, é fundamental garantir que todos estejam em sintonia.
A organização é uma parte crítica do processo de auditoria e tornará sua vida muito mais fácil. Certifique-se de saber onde encontrar os registros e documentos que são usados diariamente (e de livrar-se do que não utiliza). Isso tornará mais fácil para você, bem como para o auditor, chegar aos problemas centrais dos seus processos.
Invista em um Software de Gestão da Qualidade. Embora seja possível rastrear as informações valiosas da sua empresa usando planilhas ou até mesmo caneta e papel, um software dedicado voltado para a conformidade é a melhor escolha.
Um software de gestão da qualidade pode analisar dados fácil e rapidamente, reduzindo possíveis erros e prevendo potenciais falhas.
Além disso, usar um software de gestão da qualidade agilizará seus fluxos de trabalho e possibilitará que todos os registros físicos que ocupam espaço e causam confusão sejam armazenados digitalmente e possam ser acessados de forma mais eficaz.
Faça uma auditoria interna. Esta é uma dica que recomendo fortemente a todos. Sua auditoria interna funcionará como ensaio para a visita do auditor. Este é o melhor momento para descobrir seus pontos fracos e o que pode ser melhorado antes da auditoria. Isso também ajudará a tranquilizar a sua equipe, uma vez que ela saberá o que esperar quando a auditoria ocorrer.
O dia finalmente chegou! Você fez sua lição de casa, sua equipe está pronta, você dispõe de um software de gestão da qualidade confiável e fez melhoras com base na sua auditoria interna. Então, o que deve esperar?
Basicamente, o processo de auditoria será constituído de três etapas: a reunião de abertura, a auditoria de processos e SGQ e, por fim, a reunião de conclusão.
Na reunião de abertura, a equipe de gestão e o auditor se reunirão para abordarem os objetivos de qualidade. Nesta reunião, o auditor discutirá sua função junto com o cronograma de eventos da semana de auditoria.
Após a reunião de abertura, será iniciada a auditoria dos processos e SGQ. Seus processos operacionais serão auditados usando o cronograma de auditoria como um guia, mas lembre-se de que alguns processos poderão levar menos tempo do que o programado e outros poderão demorar mais.
Este é o principal evento da auditoria, em que você obterá informações sobre o que pode melhorar e o que está fazendo bem.
Agora vem a reunião de conclusão. É aqui que o auditor analisará toda a auditoria com os gestores da empresa envolvidos. Ele fará uma recomendação com base nos resultados.
E é isso. Sua auditoria está feita!
No fim das contas, o processo da auditoria ISO não é um processo assustador. Você pode adotar algumas simples medidas, como aprender a norma, preparar sua equipe, realizar uma auditoria interna (ou de prática) e, especialmente, se você investir em um software de gestão da qualidade que simplifique os programas de gestão de conformidade e qualidade de toda a empresa.
